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我 们

笑颜百景——投标部专访

时间:2017-08-05 14:55:43 点击:

在选定投标部作为采访对象时,对这个几乎将“加班”作为代名词的团队,编辑部一时竟找不到除此以外的着手点,于是请他们记录下各自的生活。而原本设想中被工作填充一切的他们,却呈现出别样的精彩。


1 投标前对工程项目进行考察;

2 完成招标信息收集、工程报名、招标文件购买、开标等工作;

3 组织工程投标工作:编制商务通用资料、技术标、工程报价;

4 提供可以协助分管领导做出最终投标策略的相关数据和材料;

5 更新商务通用资料,补充技术标内容;

6 负责投标及比选保证金的缴纳和制单,协助公司完成保证金回收;

7 负责部门各种投标报告及文件的打印、复印;

8 与业务承接部门进行协调配合。

以上是网络搜索引擎提供的,一个投标部门通常所应承担的职责和功能。对同兴达咨询,完成这些工作的是一个平均年龄仅为27.8岁的六人团队,而他们要做的,不只是这些。

2016年,同兴达投标部一共完成超过330个投标任务,250个年工作日中,平均每两天就要完成三个投标。同时,他们的投标中标率超过了36%,这其中还包含大量的大型市政工程、标杆地产企业的商业综合体、重点综合管廊项目等等。


简单的汪弋钠

   

“本以为8点能收工下班,结果10点、11点、12点……现在是凌晨2点,果然太美的承诺是因为太年轻,图样图森破(too young, too sample)。”投标部的汪弋钠5月27日凌晨在微信朋友圈发布了这样一条状态。

习惯每天在门口便利店买早餐的她,每天还需要面对的是高度流程化的招投标工作。正式开始工作前,她会对照工作台历对即将开标的项目进行梳理,对外出报名、领取资料、开具保证金等事项进行安排,然后开始繁琐的投标文件文本制作。作为占据每天主要工作时间的投标文件制作,内容不仅包括文案拟写,还需要随后细致地进行复核和修改……

在加入同兴达之前,汪弋钠在投标方面已经积累了非常丰富的经验。对于相似但繁杂的投标工作,她并没有丝毫抵触。原因则是在这个充满热情和活力、充满欢声笑语的团队中,她觉得很舒服。正如她的自嘲,too young , too sample。

因为年轻,因为简单,似乎也可以这么翻译。


带茶香的人

     

门禁卡刷卡时发出的“嘀”声,是办公室迎接第一位员工的问候。黄海燕同时觉得,触碰打卡机的食指,也一定会触碰到那些还未醒来的图纸和打印机的呼吸。

作为经常第一个出现在办公室的人,有宝儿要照顾的黄海燕,会尽可能提早完成工作赶回家。因此看到桌上还散落的零碎资料、标书封装工具,她知道部门的小伙伴又一次奋战到深夜了。作为部门的“管家婆”,她负责整个投标部的月度经费管理,由于部门出差频繁、开支巨大,往往还没有到月底,她都会窘迫地发现部门经费又一次“青黄不接”,然后只能满含期待地“强迫”领导自掏腰包犒劳加班到深夜的同事。

黄海燕的工作之一,是提供可以帮助领导做出最终投标策略的相关数据和材料。每天早中晚三次,风雨不改地将各种渠道收集到的招标信息整理归档,汇报给分管的各位领导。

黄海燕的重要工作之一,是处理公司所有项目的合同签订情况,从合同起草、调整、协调、再次调整、审核、签订、盖章、归档,她需要负责全面的跟进、协调。

黄海燕还需要负责的工作包括:为工程师核签三级复核表、进行项目情况登记、台账整理、开展部门活动组织……

对,在路上一直奔跑的她,喜欢喝茶。


年轻是学习的最好理由

  

与其他部门最大的不同在于,投标部每完成一次投标,都会将部门职能完整的履行一遍。即便可以单项职责安排给每一位成员,但当任务集中时,投标部的任何人都可能需要独自完成从项目考察、报名、投标文件准备、保证金出具等整个流程的十余项工作。

上个月转正的严雄,却已经将这种旁人看来不可思议的重压视为理所当然。同样不可思议的是,似乎知道永远无法准时下班,他决心其他方面准时来“补偿”自己,比如每天早上七点四十准时起床,八点按时出门,强迫症一般地八点五十五打卡,连在楼下快餐店吃的早餐都是“永恒”的三个小包一碗粥。

而他最认为理所当然的事情是——学习。“打开每天应该做的投标文件,对照招标文件,发现其中的错误和疏漏。”严雄在描述自己工作时,不断提及在招投标过程中,每当出现问题时,部门其他人给予自己的帮助和指导。

晚上九点,或者十点,当完成标书的制作、装订、密封后,他经常抱着标书回家,准备第二天一早去开标。

这次,估计他不能准时在八点五十五打卡了。

小鲜肉的一天

 

作为部门的“小鲜肉”,和严雄一起,卫治全拉低了整个团队的平均年龄,但拉低的也只有这一点而已,在工作效率、成效、态度方面,年轻的他们无可挑剔。  

卫治全描述的一个常见的工作场景是:刚从饮水机端过来一杯水,还没来得及喝,领导就安排自己外出报名和购买招标文件,顺便告知自己最晚报名时间。于是他立即放下水杯,开始准备资料,然后下楼、骑共享单车、上地铁、奔跑,保证自己能准时出现在代理机构的门口。

卫治全经常对打印机表示同情,认为它咵嚓咵嚓,一口气吐出成百上千张纸十分辛苦。当然,因为文件正本的每一页都需要加盖印章,所以他对要给上百页文件盖章的自己也十分同情

拿着盖好章的文件准备外出时,卫治全决定骑车时要听路上风吹过的声音,做一个追风的少年。

领导不是怼着玩的吗?

   

一个死气沉沉的办公室,大家是不会有激情的。于元美对此很坚信,因此她会和大家讲笑话、聊天,以及怼领导。

“谁让我们领导脾气那么好,不怼他多浪费啊。”即便不把这种方式作为工作压力过大的一种排解,于元美也认为部门中的上下级关系非常和谐,很愿意开领导的玩笑。

今年,她的职位有所调整,不仅投标方面开始承担更多的责任,也需要帮助部门进行人才培养、团队带领等方面的工作。打卡上班、梳理工作台账、安排投标计划、制作投标文件,她每天仍然需要不断地重复这样的流程,但也在一点一滴地改进和进步中,她希望自己能有足够的时间和领导、和同事一起玩笑。

毕竟有笑声的投标部才是她心目中的投标部。

那个叫罗杰的团队领导

  如果情非得已需要自己的团队加班,你应该怎么做?

如果情非得已需要自己的团队加班,你应该怎么做?

很多职业经理人都会面对这样的提问,但投标部的罗杰,面对的“情非得已”远远超过其他人。投标方设定的时间不可控,投标准备流程不可或缺,除了带领大家一起加班加点,没有任何别的办法

在外部看来,罗杰在这一点上做得很好,团队富有积极性、干劲十足、拧成一股绳。而罗杰实现这点的原因也很简单,他永远以身作则,甚至有时将一个整体的工作分配给三个人,让他们每天完成一部分,然后分别给予指导。结果就是三个人只需要加一天班,自己却三天都加班……

“我认为一个良好的团队需要做到几点。第一,大家要有共同的目标;第二,压力与动力的转化;第三,团队的每个人都是有他存在的意义的;第四,各司其责;第五,互相帮助,优势互补;第六,分享胜利果实;第七,总结与累积,共同成长。”在这样的思想指导下,投标部连续两年获得部门评优,而未来,他们充满了勇敢和期待……

 作为团队领导,罗杰说:“我一直都在给自己打气,如果我倒下了,我的团队应该怎么办?团队的每个人都以我马首是瞻,所以我不能懈怠,每件事都必须做到完美……”

其实他完全不必在意,他根本不会倒下,因为他身后站着整个投标部,站着300名温暖的同兴达人。

 



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